Entretien professionnel

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L’Accord National Interprofessionnel du 5 Décembre 2003 a instauré de nouveaux outils de gestion des compétences en amont de la formation :

L’entretien professionnel qui vise à :

Recenser les besoins de formation
Rendre le salarié acteur de son évolution professionnelle

Le passeport formation qui a pour vocation d’assurer une traçabilité des compétences du salarié tout au long de sa vie professionnelle

Notons que les propositions en matière d’actions de formation professionnelle qui seraient faites lors de ces entretiens peuvent être, avec l’accord du salarié, portées dans une annexe à son passeport formation.

Nous garderons à l’esprit que l’entretien professionnel doit se différencier de l’Entretien annuel ou l'Entretien d'évaluation qui vise, notamment à :

Apprécier le travail fourni en fonction d’objectifs fixés qui pourra avoir un impact sur le salaire, les primes et les possibilités de promotion
Echanger sur les objectifs à atteindre
Donner un retour d’informations relatif à la performance du salarié

[modifier] I- Régime de l’entretien professionnel

Comme le prévoit l’Article 1-1-1 de l’avenant du 8 juillet 2004 : « Pour lui permettre d’être acteur dans son évolution professionnelle, tout salarié ayant au moins deux années d’activité dans une même entreprise bénéficie, au minimum tous les deux ans, d’un entretien professionnel réalisé par l’entreprise, conformément aux dispositions d’un accord de branche ou d’entreprise conclu en la matière ou, à défaut, dans les conditions définies par le chef d’entreprise. »

L’entretien professionnel a lieu à l’initiative du salarié, celle de l’employeur ou de son représentant et, si l’employeur le souhaite, avec un concours technique extérieur.

L’entretien professionnel, sauf disposition conventionnelle contraire, doit avoir lieu sur le temps de travail.

L’EP doit permettre à chaque salarié d’élaborer son projet professionnel à partir de ses souhaits d’évolution dans l’entreprise, de ses aptitudes et en fonction de la situation de l’entreprise.

Cet avenant permet de distinguer des objectifs différents selon que l’on se place du côté de l’employeur ou du salarié.

Pour l’entreprise :

Recenser les besoins individuels de formation
Faire un bilan du fonctionnement du service et de l’équipe
Faire progresser ses collaborateurs au niveau individuel et collectif
Favoriser la motivation, l’implication et la responsabilisation des salariés

Pour le salarié :

Le rendre acteur de son évolution professionnelle
Exprimer ses souhaits d’évolution et établir un plan d’action
Permettre au salarié de recenser toutes les actions de formation qui lui ont permis d’acquérir des compétences ou de les améliorer: ces informations peuvent être retranscrites dans son passeport formation
Permettre au salarié de se positionner par rapport aux compétences nécessaires à son poste de travail
Pour le salarié, c’est le moment privilégié dans sa relation avec son responsable hiérarchique au cours duquel il va parler de lui, de la façon dont son travail se passe et d’une façon générale de la façon dont son activité professionnelle se déroule et peut évoluer

Dès lors, il apparaît clairement que l’entretien professionnel ainsi que le Passeport formation participeront à terme à la gestion des compétences (GPEC).

En effet, de multiples intérêts peuvent être mis en avant :

Doter les responsables hiérarchiques d’un outil essentiel de management et de pilotage
Instaurer un dialogue social
Permettre au salarié de bâtir un plan d’action
Optimiser les financements de la formation (Plan, DIF, Périodes et contrats de professionnalisation)
Identifier les besoins en formation en l’associant à la GPEC

Selon l’avenant du 8 juillet 2004, un accord de branche devra définir les modalités de préparation et de mise en œuvre de l’entretien professionnel.

[modifier] II- Proposition de mise en œuvre de l’entretien professionnel

Cadre de l’entretien professionnel

Afin de pérenniser la mise en place de l’entretien professionnel, il serait intéressant que l’entreprise se dote :

d’une véritable volonté politique
d’une implication de l’encadrement
d’une communication interne autour de la démarche
d’une formation des managers et des salariés

A cet effet, l’entreprise pourrait délimiter les règles de structuration de cet entretien professionnel : voici une liste non exhaustive de questions que l’entreprise pourrait se poser.

Qui sera responsable de l’organisation, de la synthèse et du suivi de l’EP ?
Comment faire adhérer et impliquer la direction ainsi que les collaborateurs ?
Comment organiser la formation de l’encadrement ?
Qui mènera l’entretien ?
Quelle périodicité envisagée ? A quel moment de l’année ?
Quelle sera la forme et le contenu du document support ?
Quelle utilisation sera faite du compte rendu et à qui sera-t-il diffusé ?
Quel retour fera-t-on aux demandes formulées par le collaborateur ? Quand ? Comment ?

Voici quelques propositions de réponse :

la responsabilité de l’entretien incomberait en priorité à l’encadrant. En effet, il devrait piloter, conduire l’entretien et devrait également en assurer son organisation (prise de rendez-vous, lieu neutre, conditions extérieures…)
la DRH garantirait la réalisation, le suivi et la bonne utilisation des entretiens. Elle assurerait en outre l’exploitation des informations en corrélation avec le service formation. Elle pourrait également intervenir dans l’entretien afin d’apporter son expertise sur la formation et les nouveaux dispositifs. Le cas échéant, elle pourrait assurer un relais a posteriori pour le salarié.

Préparation de l’entretien professionnel

L’entretien se doit d'être soigneusement préparé, tant par celui qui conduit l’entretien que par le collaborateur. Il devrait être précédé d’une communication efficace, afin d’être compris et accepté par tous.

Ainsi, l’encadrant se devra d'être vigilant et de respecter un certain nombre de points :

Etre parfaitement renseigné sur le profil professionnel de son interlocuteur
Remettre au salarié le questionnaire support à l’entretien une dizaine de jours avant
Préparer matériellement l’entretien (respect de la date, des horaires, ...)
Prévoir de 30 min à 1h selon la catégorie de salarié, les difficultés identifiées, les besoins exprimés
Préparer le contenu de l’entretien (lister l’ensemble des formations suivies qui serviront de repère et de base à la discussion ; ces éléments pourront être relevés dans le passeport formation)

La conduite de l’EP

L’entretien doit être fondé sur des décisions concertées ou négociées afin d’éviter tout conflit potentiel et faciliter la mise en place de plans d’actions.

Pour cela, il peut être important de :

Créer un climat de confiance dès les premières minutes (remercier le collaborateur de sa présence, créer le contact)
Développer une écoute active, une écoute de qualité
Détecter les besoins et les motivations du salarié
Concilier divergence d’idées et respect mutuel
Proposer les outils tels que le bilan de compétences, le passeport formation, la VAE afin d’anticiper les besoins
Remplir une grille d’entretien qui servira de support aussi bien à la rédaction d’un compte-rendu qu’à la préparation du prochain entretien professionnel

L’entretien professionnel pourrait être structuré en différents temps:

Il sera important de dresser un bilan des actions que le salarié aurait pu suivre au cours des années antérieures, de leurs apports et de leur impact sur l’efficacité du salarié à moyen et long terme

NB : ce bilan pourrait servir à compléter le passeport formation du salarié.

Une fois le bilan réalisé, le salarié pourrait exprimer ses souhaits d’évolution ou de développement de compétences. L’encadrant se devra d'avoir la capacité d’établir une corrélation entre les compétences détenues par le salarié et la stratégie de l’entreprise ou du service

Dès lors, un dialogue pourrait être engagé afin de dégager des solutions formatives qui permettraient de répondre aux vœux du salarié en tenant compte des impératifs de l’entreprise

A ce stade avancé de l’entretien, l’encadrant et le salarié pourraient négocier des engagements réciproques en réponse au projet professionnel de ce dernier

NB : Notons qu’à ce jour, l’entretien professionnel n’a pas de valeur contractuelle.

Conclusion de l’entretien professionnel

Il conviendra de s’assurer de la bonne compréhension des échanges et des négociations opérés avec le salarié (reformuler les points clés)

Avant de mettre fin à l’entretien, il conviendrait de faire le point sur ce qui a été constructif lors de la réunion et sur ce qui l’était moins : il faudra valider la participation du salarié par une signature sur le document support.

Suivi de l’entretien professionnel

Un entretien non suivi d’effet ne peut que ternir l’image du dispositif auprès des salariés. Quelques mesures permettraient d'éviter cela :

la possibilité de remettre le compte-rendu au salarié pour relecture et signature, et lui transmettre la copie ou l’original
essayer de mettre en place le plan d’actions négocié en entretien : formation, mobilité, ...
effectuer un traitement des résultats : rôle de la DRH (bien identifier la nature de la demande du salarié, quelle réponse lui apporter en fonction des dispositifs existants, sous quelle forme et sous quel délai lui apporter une réponse, faire une synthèse de tous les entretiens menés)