Système d'archivage électronique

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Sommaire

[modifier] SAE : Périmètre et normes

Système d'Archivage Electronique également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic records Management System) dans les pays anglophones. Dans le SAE, le mot "Archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers".

Le département de la Défense des États-Unis (DoD) a mis en place un standard "DoD 5015-2" qui est devenu de facto la définition des fonctionnalités des applications de type "SAE" aux États-Unis. Ce standard n'a aucune valeur en France ni en europe sauf pour les filliales américaines. Le vieux continent est davantage influencé par le MOREQ qui est une spécification européenne précisant les exigences de l'archivage électronique à des fins de preuve.

Un SAE doit intégrer les concepts suivantes:

[modifier] Transversalité

Le SAE doit être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Pour ce faire, une SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d'import, Web Service, SOA, ...).

[modifier] Description d'un versement électronique

Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de metadonnées qui décrivent le document versé. La norme ISO 15836:2003 (Dublin Core) peut être utilisée pour structurer les metadonnées minimales quel que soit le type de document versé dans le SAE. la DoD 5015-2 précise les metadonnées obligatoires et facultatives à verser pour être en conformité avec cette spécification.

[modifier] Création d'un "Record"

De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la tracabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. Cet enregistrement unique est appelé "Record". La tracabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspond à un processus de record management.

[modifier] Plan de classement d'entreprise

Les documents versés dans un SAE doivent pouvoir s'intégrer dans un plan de classement d'une manière automatique. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d'une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les metasdonnées versées. Le MOREQ et la DoD 5015-2 apporte des précisions sur le classement des documents dans un SAE.

[modifier] Coffre-fort électronique

Dans le cadre de la mise en place d’un SAE qui doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps, il est nécessaire de mettre en place un mécanisme de scellement des documents et un coffre-fort électronique. Afin d'assurer l'intégrité d'un document confié au coffre-fort, une empreinte du document doit être prise au moment du stockage du fichier. Cette empreinte correspond à une suite de caractères déduite du document (fonction de hachage) qui identifie sans ambiguïté le document. L'empreinte ne permet pas de reconstruire le document mais elle doit pouvoir être conservée dans le coffre_fort avec le document archivé. Si nécessaire, un nouveau calcul d'empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer que l'empreinte archivée correspond à l'empreinte recalculée prouvant ainsi l'intégrité du document conservé. Pour assurer une sécurité complémentaire, l'empreinte calculée au moment de l'archivage du document dans le coffre-fort électronique , pourra être présentée à un tiers horodateur. Ce tiers de confiance génerera un jeton d'horodatage à partir de l'empreinte confiée. ce jeton sera conservé dans le coffre fort avec le document et son empreinte. En cas de doute sur l'empreinte présente dans le coffre fort, le jeton du tiers horodateur pourra constituer la preuve de l'intégrité de l'empreinte et donc du document associé. Le stockage des documents, des empreintes et des jetons d'horodatge pourront se faire sur des supports WORM au sein du coffre fort électronique afin d'assurer une intégrité complémentaire des données archivées.

[modifier] Cycle de vie du document

Un document versé posséde un délai de conservation légale et un délai de conservation administratif. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amené à changer dans le temps. Dans tous les cas, le record qui permet d'identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant le vie du document dans le SAE.

[modifier] Accés au contenu archivé dans le SAE

[modifier] Tableau des durées de vie des documents en France

Ce tableau (que vous pouvez completer) référence les différents types de documents, les délais de conservation et les textes applicables.

Droit du travail

Document à conserver Délais de conservation Textes applicables Sanction en matières commerciale Sanction en matière fiscale Sanction en matière pénale
Registre unique du personnel 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement art. L. 620-3, art. R. 620-3, art. R. 632-1 & R. 632-2 du code du travail français Si vous tenez ce registre sur informatique, vous devez le déclarer à la CNIL sous peine de sanctions pénales.
Registre des observations et mises en demeure 5 ans art. L. 620-4, art. R. 632-1 & R. 632-2 du code du travail français
Documents relatifs aux cotisations sociales 5 ans à compter du paiement Art L. 244-3 Code sécurité sociale

Pièces et Contrats Commerciaux

Document à conserver Délais de conservation Textes applicables Sanction en matières commerciale Sanction en matière fiscale Sanction en matière pénale
Contrat d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans Article 2262 du Code civil
Facture clients et/ou fournisseurs 10 ans à compter de la cloture de l'exercice comptable Article L. 123-22 alinéa 2 du code du commerce Amende fiscale
Livres et registres comptables 10 ans à compter de la cloture de l'exercice comptable Article L.123-22 alinéa 2 du code du commerce
Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) 10 ans à compter de la cloture de l'exercice comptable Article L. 123-22 alinéa 2 du code du commerce
Piéces justificatives (bons de commande, bons de livraison) 10 ans Article L.123-22 alinéa 2 du code du commerce