Référentiel (BDD)
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Un référentiel, c'est un ensemble de bases de données contenant les « références » d'un système d'information. Ces références sont de deux types :
- Soit il s'agit de données dont les applications de l'ensemble du système d'information ont besoin pour fonctionner, les « données de référence » (ou métadonnées) ;
- ce sont les données principales : clients, nomenclatures de produits / services, annuaires (de l'organisation, des personnes, des équipements etc.), etc
- elles sont décrites dans un dictionnaire de données, vocabulaire commun de l'organisation, visant à préciser leurs définitions (sens) et leurs propriétés,
- elles sont stockées physiquement dans une base de donnée spéciale (ou un groupware), où les applications peuvent les retrouver chaque fois qu'elles en ont besoin ;
- Soit il s'agit d'informations plus techniques qui seront utilisées pour faire évoluer une application seulement : on parle alors d' « administration des bases de données » ; ce sont des définitions, et aussi des indications sur le format de la donnée ("typage"), les conditions de sa mise à jour, son « propriétaire » (personne ou entité habilitée à la mettre à jour).
On comprend que le référentiel, c'est la colonne vertébrale d'un système d'information. Les règles auxquelles obéissent sa construction et sa gestion sont purement logiques, donc finalement assez simples.
En matière de gestion de projets le référentiel des exigences (aussi appelé référentiel des besoins) est la base dans laquelle figurent toutes les exigences rassemblées pour un système. Le référentiel est l'endroit unique (l'endroit maître) des exigences qui ne peuvent ainsi se trouver nulle part ailleurs.
Le plus souvent, les documents nécessaires à la gestion de projet ont besoin de se référer aux exigences collectées du client (le maître d'ouvrage, celui qui éprouve le besoin, qui définit son budget), et ce, en de très nombreux endroits. La tentation est forte alors de "recopier" les besoins d'un endroit à l'autre, d'un document à l'autre, le plus souvent en en modifiant quelque peu les termes. La notion de référentiel s'oppose à cette pratique et c'est en cela d'ailleurs qu'on peut parler de référentiel.
On parle souvent aussi de métadonnées, concernant en général les systèmes de documentation. L'interfaçage entre les applications de documentation et des progiciels de gestion doit s'appuyer sur des métadonnées ou des données de référence cohérentes.
