Cycle de vie (document)
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[modifier] Définition
Le cycle de vie d'un document comporte trois étapes successives : élaboration, maintenance (ou conservation), élimination.
[modifier] 1. Élaboration
Le document est créé puis transmis à un ou plusieurs destinataires pour avis. Il est ensuite validé par une personne ayant autorité pour le faire et il ne pourra plus, dès lors, être modifié, si ce n'est avec l'accord de cette personne.
[modifier] 2. Maintenance
Le document validé est transmis à l'entité chargée de le conserver aussi longtemps que le prescrivent les règles et normes en vigueur (externes telles que la réglementation, internes telles que les référentiels d'archivage et les plans de classement). Cette entité peut prendre la forme d'un système électronique. Pendant toute cette phase, le document est conservé dans des conditions telles que non seulement il est toujours lisible et intelligible, mais qu'il reste aussi crédible et fiable, c'est à dire qu'on ne peut pas le soupçonner d'avoir été altéré ou falsifié.
[modifier] 3. Élimination
L'étape finale peut être la destruction du document, si celui-ci s'avère ne plus être utile et si la loi le permet. Elle peut être aussi un changement de statut, entraînant le maintien en vie du document, mais pour d'autres raisons que celles qui avaient entraîné sa création et par une autre entité que celle qui était chargée de le conserver ; c'est par exemple le cas de tous les documents qui sont conservés uniquement comme témoignage historique.
